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Donnerstag, 28. Juni 2018

7: FAQ - Häufig gestellte Fragen

Verantwortlichkeiten und Pflicht zur Benennung von behördlichen Datenschutzbeauftragten bei öffentlichen Stellen

Gemäß Art. 37 Abs. 1 Buchst. a der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Behörden und öffentliche Stellen verpflichtet, einen behördlichen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Zwar sind nach § 38 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Verantwortliche unter einer bestimmten Betriebsgröße von der Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten ausgenommen. Diese Ausnahme gilt jedoch nicht für Behörden und andere öffentliche Stellen. Diese haben unabhängig von der Größe in jedem Fall einen behördlichen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

Aufgrund der unterschiedlichen Organisationsstrukturen und Trägerschaften öffentlicher Stellen ist die Zuordnung der Verantwortlichkeit für die Verarbeitung personenbezogener Daten teilweise nicht auf den ersten Blick ersichtlich. Die nachfolgenden Erläuterungen sollen in Zweifelsfragen weiterhelfen:

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Dienstag, 13. März 2018

Ratsinformationssysteme und mobile Datenverarbeitung durch kommunale Mandatsträgerinnen und Mandatsträger

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Ratsinformationssysteme

Ein Ratsinformationssystem ist ein IT-gestütztes Informations- und Dokumentenmanagementsystem, dass die Gremienarbeit in Kommunen unterstützt. Es hilft den politischen Gremien und kommunalen Mandatsträgerinnen und Mandatsträgern bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Gleichzeitig erleichtert es der Verwaltung die Vorbereitung und Unterstützung der Arbeit der Gremien. Typischerweise orga­nisiert ein Ratsinformationssystem einen Workflow für die Informationen, die für die kom­munalen Gremien von Belang sind. So bereitet die Verwaltung die Sitzung vor (Aufstellung der Tagesordnung, Versand von Einladungen etc.) und hinterlegt die benötigten Unterlagen und Informationen im System; teilweise tun dies Mandatsträgerinnen, Mandatsträger und Fraktionen auch selbst. Vor, während und nach der Sitzung greifen die kommunalen Mandatsträgerinnen und Mandatsträger auf die Unterlagen zu. Mit Hilfe des Systems wird nach der Sitzung das Protokoll erstellt und verteilt. Die Ergebnisse aus dem öffentlichen Teil der Sitzung können im Internet veröffentlicht werden. Schließlich kann das System dazu genutzt werden, die Umsetzung der Beschlüsse zu überwachen.

Zu den mithilfe eines Ratsinformationssystems verarbeiteten Informationen gehören regelmäßig auch personenbezogene Daten. Dies sind einerseits Daten in Dokumenten mit personenbezogenen Inhalten, andererseits – unabhängig vom Inhalt der Dokumente – Daten über die Nutzenden (Protokolldaten beim Log-In, Abrufe, Webstatistiken). Bei der Datenverarbeitung sind die Vorgaben zu den technisch-organisatorischen Maßnahmen nach den Datenschutzgesetzen zu beachten. Bevor konkrete technisch-organisatorische Hinweise zur Konfiguration von Ratsinformationssystemen gegeben werden können, ist festzustellen, wer in den verschiedenen Konstellationen die Ver­ant­wortung für die Verarbeitung personenbezogener Daten trägt.

Die grundsätzlichen Anforderungen an ein Ratsinformationssystem hinsichtlich Benutzerauthentifizierung, rollenbasierter Zugriffsrechte, sicherer Übertragung von Daten und datenschutzkonformem Speichern sowie an Anwendungssoftware für Computer oder mobile Geräte sind dementsprechend hoch und müssen je nach Nutzungsszenario ergänzt werden. Die eingesetzte Software muss dafür ausgelegt sein, den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu genügen und die Rechte von betroffenen Personen zu schützen.

 

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Sonntag, 26. März 2017

Datenerhebung zur Festsetzung der Zweitwohnungssteuer

Das ULD erhält vermehrt Eingaben im Zusammenhang mit der Datenerhebung bei der Festsetzung der Zweitwohnungssteuer durch Gemeinden in Schleswig-Holstein. Viele Eingaben beschäftigen sich mit der Frage, ob die Kommunen nicht zu viele Daten abfragen.

Was ist die Zweitwohnungssteuer?

Bei der Zweitwohnungsteuer handelt es sich um eine örtliche Aufwandsteuer, die die Kommunen erheben dürfen (§ 2 Abs. 1 i. V. m. § 3 Abs. 1 Kommunalabgabengesetz SH – KAG). Sie kann von den Gemeinden für das Innehaben einer Zweit- beziehungsweise Nebenwohnung erhoben werden. Die Einzelheiten müssen in einer kommunalen Satzung festgelegt werden.

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Freitag, 30. September 2016

3: Vorträge, Vorlesungen, Aufsätze

Datenschutz in Kommunen: aktuelle Probleme und Empfehlungen

Vortragsfolien im PDF-Format
Vortragsfolien im PDF-Format

Vortrag von Marit Hansen, Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein,
bei der

Bürgermeister-Fachkonferenz, Alt Duvenstedt, 30.09.2016

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Freitag, 19. Juni 2015

Verwendung von Tablets durch Gemeindevertreter

Mehrere Gemeinden haben sich mit der Frage an das ULD gewandt, wie eine datenschutzkonforme Nutzung von Tablets für Gemeindevertreter ausgestaltet sein kann.  Nachstehend werden die Anforderungen an die technischen und organisatorischen Maßnahmen skizziert. Die Umsetzung im Einzelnen ist dabei von den Gegebenheiten vor Ort abhängig, z.B. der bereits vorhandenen IT-Infrastuktur der Gmeinde, der Auswahl der Geräte oder der Ausgestaltung des Nutzungsverhältnisses.

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Freitag, 10. April 2015

Behandlung von Bürgereingaben im Rahmen der Öffentlichkeitsbeteiligung nach dem Baugesetzbuch

Für die Nennung von Namen und Adressen betroffener Bürger besteht im Planfeststellungsverfahren regelmäßig keine Berechtigung. Die Namen sind insbesondere nicht an Dritte weiterzureichen.

Bereits im 23. Tätigkeitsbericht (2001) hatte sich das ULD mit der Frage zu beschäftigen, wie mit den Namen von Personen in Planfeststellungsverfahren umzugehen ist. Damals war festzustellen, dass nach den Vorschriften des Landesverwaltungsgesetzes in einem Planfeststellungsverfahren zwar Pläne öffentlich auszulegen sind, aus denen auch die betroffenen Grundstücke erkennbar sind, dies jedoch nicht bedeute, dass auch die Namen der betroffenen Grundstückseigentümer angegeben werden dürfen. Für eine solche Veröffentlichung personenbezogener Daten ist eine Befugnisgrundlage erforderlich, die nicht gegeben ist.

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Montag, 9. März 2015

7: FAQ - Häufig gestellte Fragen

Namentliche Nennung von Personen in Gremienprotokollen

Das ULD hat zu diesem Thema bereits im 33. Tätigkeitsbericht (TB) unter Ziff. 4.1.4 zur namentlichen Nennung von Einwohnern in Gremienprotokollen Stellung genommen. Für die Protokollierung von Einwohnern, die sich in Gremiensitzungen zu Wort melden, fehlt es – anders als für die gewählten Mitglieder der jeweiligen Gremien – an einer Rechtsgrundlage für die Aufnahme der Namen in das Protokoll. Erst recht ist eine anschließende Veröffentlichung im Internet unzulässig. Daher bedarf es hierfür einer wirksamen Einwilligung der Betroffenen.

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Dienstag, 17. Februar 2015

7: FAQ - Häufig gestellte Fragen

Datenschutz bei Gemeindeversammlungen, § 54 GO

Bei Kleinstgemeinden mit bis zu 70 Einwohnern tritt in Schleswig-Holstein nach § 54 der Gemeindeordnung Schleswig-Holstein (GO) an die Stelle einer gewählten Gemeindevertretung eine aus allen Bürgern bestehende Gemeindeversammlung. Für den Informationsanspruch der Mitglieder der Gemeindeversammlung gelten die Maßgaben der GO für die Auskunftspflicht der Verwaltung in angepasster Form (unten I.) neben denen des Informationszugangs- und Datenschutzrechts nach dem IZG und LDSG (unten II.). Hinsichtlich eines Auskunfts-, Akteneinsichts- oder sonstigen Begehrens auf Bereitstellung von Informationen sind die möglichen Anspruchsgrundlagen jeweils parallel anwendbar. Es kommt die Regelung zur Geltung, die den jeweils weitesten Informationsanspruch bei den gegebenen Voraussetzungen gewährt (Bracker/Borchet et al. in PdKEL. 2014 § 30 GO Rn. 1). Die resultierenden datenschutzrechtlichen Folgerungen werden als Fazit dargestellt (unten III.). Von einer Betrachtung des gleichsam parallel neben der GO und dem IZG bestehenden Akteneinsichtsrechts für Beteiligte eines Verwaltungsverfahrens nach § 88 LVwG wird abgesehen.
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Mittwoch, 4. Februar 2015

3: Vorträge, Vorlesungen, Aufsätze

Datenschutz auf kommunaler Ebene

Vortrag von Thilo Weichert, Leiter des ULD, bei der Fraktion Die Partei Piraten Lübeck

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Mittwoch, 7. Januar 2015

Bemessung der Kosten nach dem IZG-SH

In der Beratungspraxis des ULD zum IZG stellt die Kostenfrage sowohl für Antragsteller als auch für informationspflichtige Stellen immer wieder eine erhebliche Unsicherheit und Herausforderung dar. Aus diesem Anlass hat das ULD die nachstehende Handreichung veröffentlicht.

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