Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein

4.11

Personalverwaltung

4.11.1

Führung von Personalnebenakten bei einer Universität

Die Führung von doppelten Personalakten innerhalb einer Behörde verletzt die Rechte der Betroffenen. Personalnebenakten, die außerhalb der Personalabteilung geführt werden, sind in der Regel weder erforderlich, noch ist die notwendige Transparenz gegenüber dem Betroffenen gewährleistet. Daneben wird häufig auch die besondere Vertraulichkeit von Personalaktendaten verletzt.

Auf entsprechende Hinweise von Betroffenen haben wir festgestellt, dass im Büro des Verwaltungsleiters eines Fachbereiches der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel über alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine doppelte Personalakte geführt wurde. Darüber hinaus waren auch über bereits ausgeschiedene Mitarbeiter noch Akten vorhanden. Ein Hinweis auf diese Akten war in den Personalgrundakten der Personalabteilung nicht enthalten. Tatsächlich benötigte der Verwaltungsleiter für seine Aufgabenerfüllung nur wenige aktuelle Personalaktendaten wie z. B. Name, Anschrift, Geburtsdatum und Vergütungsgruppe.

Nach dem Personalaktenrecht dürfen Personalnebenakten nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für einen Mitarbeiter zuständig sind; sie dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betroffenen Behörde erforderlich ist. Als Nebenakten werden solche Unterlagen bezeichnet, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden.

Bei der Fachabteilung der Universität handelte es sich um eine unselbstständige Organisationseinheit der Behörde. In einem solchen Fall ist die Führung von doppelten Personalakten unzulässig. Wie der vorliegende Fall zudem gezeigt hat, war im Fachbereich weder eine ausreichende vertrauliche Behandlung der Personalakten gewährleistet, noch war für die Mitarbeiter hinreichend transparent, dass solche Akten über sie geführt wurden. Die festgestellten Verstöße wurden deshalb von uns beanstandet. Nach Mitteilung der Universität wurden die Akten inzwischen im von uns geforderten Umfang vernichtet. Darüber hinaus wurden auch die anderen Fachabteilungen auf die bestehende Rechtslage hingewiesen.

4.11.2

Weitergabe von Personalakten im Rahmen eines Betriebsüberganges

Werden öffentliche Unternehmungen privatisiert, geht auch das Eigentum an den vorhandenen Personalakten der Mitarbeiter auf die private Stelle über. Voraussetzung ist allerdings, dass der Inhalt der Akten dem geltenden Personalaktenrecht entspricht.

Eine Stadt beabsichtigte, ihr städtisches Freibad im Zuge der geplanten Privatisierung einer Betriebsführungs-GmbH zu übertragen. Mehrheitsgesellschafter sollte die Stadt sein. In diesem Zusammenhang wurde die Frage an uns gerichtet, wie mit den vorhandenen Personalakten der Bediensteten zu verfahren sei.

Ein solcher Betriebsübergang richtet sich nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Danach tritt der Rechtsnachfolger in die Rechte und Pflichten aus den im Zeitpunkt des Überganges bestehenden Arbeitsverhältnissen ein. Sachenrechtlich waren also die Personalakten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des städtischen Freibades diesem Betrieb zuzurechnen. Mit dem Betriebsübergang ging auch das Eigentum an den Personalakten an die GmbH über. Sie trat als Daten verarbeitende Stelle in die bisherige Rechtsposition der Stadt ein.

Eine Rechtsvorschrift aus dem Bereich des öffentlichen Rechts, die einem solchen Übergang von Personalakten generell entgegensteht, besteht nicht. Der Inhalt der Personalakten musste lediglich daraufhin überprüft werden, ob sie Unterlagen enthielten, die aufgrund besonderer öffentlich-rechtlicher Vorschriften erhoben wurden (z. B. Bundeszentralregisterauskünfte für Behörden, besoldungsrechtliche Vergleichsmitteilungen nach dem Bundesbesoldungsgesetz) und damit einem speziellen den Regelungen des BGB vorgehenden Schutz unterlagen. Solche Unterlagen waren in jedem Fall zurückzuhalten.

Angesichts der besonderen Situation, die sich aus dem Betriebsübergang für die Mitarbeiter ergab, haben wir der Stadt empfohlen, dafür Sorge zu tragen, dass die Personalakten zum Zeitpunkt des Überganges den aktuellen Maßgaben des Personalaktenrechts entsprachen. Dies bedeutete insbesondere, dass die Akten nur solche Unterlagen enthalten durften, die auch als materielle Bestandteile der Personalakte zu qualifizieren waren, und dass die Mitarbeiter über die Möglichkeit, belastende Unterlagen auf Antrag nach Ablauf von drei Jahren entfernen und vernichten zu lassen, aufgeklärt wurden. In diesem Zusammenhang lag es nahe, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vor Abgabe der Personalakten die Möglichkeit zur Einsichtnahme in ihre Personalakten einzuräumen. Die Stadt hat unseren Empfehlungen entsprochen.

4.11.3

Verarbeitung von Zeiterfassungsdaten

Auch die Daten über die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter gehören zu den besonders geschützten Personalaktendaten. Sie sind vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen. Fachvorgesetzte dürfen solche Daten allerdings für Zwecke einer Plausibilitätsprüfung zur Kenntnis erhalten.

Bei einer Behörde war ein elektronisches Zeiterfassungssystem im Einsatz, bei dem am Ende eines jeden Monats Listen mit dem jeweiligen Stand der Zeitkonten für die einzelnen Mitarbeiter ausgedruckt und von der Personalabteilung den jeweils zuständigen Fachvorgesetzten mit der Bitte um eine Schlüssigkeitsprüfung zugeleitet wurden. Im konkreten Fall wurden die Daten von einem Fachvorgesetzten nach Prüfung nicht an die Personalabteilung zurückgegeben, sondern vor Ort so aufbewahrt, dass es anderen Mitarbeitern möglich war, diese Daten zur Kenntnis zu nehmen.

Wir haben die geprüfte Stelle darauf hingewiesen, dass es sich bei den Zeiterfassungsunterlagen um Personalaktendaten im Sinne des Landesbeamtengesetzes handelt und folglich diese Daten vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen sind. Die Kenntnisnahme der Daten durch den Fachvorgesetzten ist in diesem Zusammenhang zulässig, soweit dies für eine Plausibilitätsprüfung der vom Betroffenen vorgenommenen Zeiterfassung erforderlich ist. Es muss aber dafür Sorge getragen werden, dass diese Daten bei den Fachvorgesetzten nicht dauerhaft gespeichert werden. Die geprüfte Stelle hat angekündigt, künftig entsprechend verfahren zu wollen.