Abgeschlossene Verwaltungsvorgänge dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Bei Kontrollen in Umweltbehörden stellte sich heraus, daß dort Informationen über Ordnungswidrigkeitenverfahren über diesen Zeitpunkt hinaus gespeichert waren.
Trotz vorhandener Vorschriften im Landesnaturschutzgesetz und der hierzu ergangenen Durchführungsvorschriften herrscht bei den Umweltbehörden offensichtlich immer noch Unsicherheit über die Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Vorgänge. So wurden bei einer Kontrolle in einem Umweltamt seit Jahren abgeschlossene Vorgänge über ordnungsrechtliche Maßnahmen
im Umweltbereich vorgefunden, obwohl hierfür keine Erforderlichkeit mehr vorlag. Oftmals wurden auch personenbezogene Informationen über Maßnahmen der örtlichen Ordnungsbehörden für längere Zeit gespeichert, die dem Umweltamt nur nachrichtlich zur Kenntnis gegeben worden waren.
So waren Akten über Landwirte, die vor Jahren Verstöße gegen die Vorschriften zur Güllebeseitigung begangen hatten, noch vollständig vorhanden, obwohl diese Vorgänge nach der Datenschutzverordnung zum Naturschutzgesetz schon längst hätten gelöscht sein müssen.
Auch im abfallbehördlichen Bereich, für den allerdings bisher keine bereichsspezifischen Löschungsregelungen getroffen wurden, wurden personenbezogene Vorgänge zu lange aufbewahrt. Beispielsweise erhielt das Umweltamt regelmäßig die Durchschriften der polizeilichen Anzeigen über illegale Abfallbeseitigung bei der zuständigen örtlichen Ordnungsbehörde zur Kenntnis. Die Durchschriften mit Namen und Adressen der Umweltsünder wurden im Umweltamt ein Jahr lang aufbewahrt, obwohl selbst die Sachbearbeiter nicht wußten, warum dies notwendig sein sollte.
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