Mittwoch, 7. Januar 2015

Bemessung der Kosten nach dem IZG-SH

In der Beratungspraxis des ULD zum IZG stellt die Kostenfrage sowohl für Antragsteller als auch für informationspflichtige Stellen immer wieder eine erhebliche Unsicherheit und Herausforderung dar. Aus diesem Anlass hat das ULD die nachstehende Handreichung veröffentlicht.

Einleitung

Der jetzigen Kostenregelung des Informationszugangsgesetz für das Land Schleswig-Holstein (IZG-SH) liegt die Regelung aus dem alten Umweltinformationsgesetz für das Land Schleswig-Holstein (UIG-SH) zugrunde (LT-Drs. 17/1610). Nach § 12 Abs. 1 Satz 1 IZG-SH werden für die Bereitstellung der Informationen nach IZG-SH grundsätzlich Kosten erhoben. Kosten können Gebühren und Auslagen sein. Für beide Begriffe existieren keine Legaldefinitionen, wobei Gebühren nach der Rechtsprechung „öffentlich-rechtliche Geldleistungen, die aus Anlass individuell zurechenbarer, öffentlicher Leistungen dem Gebührenschuldner einseitig auferlegt werden und dazu bestimmt sind, in Anknüpfung an diese Leistung deren Kosten ganz oder teilweise zu decken“ (vgl. BVerfGE 50, 217). Auslagen im öffentlich-rechtlichen Sinne sind die dem Staat bei der Erfüllung seiner Aufgaben in einem konkreten Fall entstehenden besonderen Kosten, die von dem Antragsteller zu erstatten sind.

Für die Erstattung von Kosten für die Bearbeitung von Anfragen, die in den Anwendungsbereich des IZG-SH fallen, ist zunächst nur das IZG-SH und die Anlage zur Landesverordnung über die Kosten nach dem Informationszugangsgesetz für das Land Schleswig-Holstein (IZG-SH-KostenVO) heranzuziehen. Sofern einzelne Teile einer Anfrage der Auslegung bedürfen, hat die auskunftspflichtige Stelle sie auszulegen und sodann die Teile, die in den Anwendungsbereich des IZG-SH fallen, nach den dort genannten Kostengrundsätzen zu behandeln. Anfragen die nicht in den Anwendungsbereich des IZG-SH fallen, können nach einer sonstigen, beispielsweise einerstädtischen Kostenverordnung abgerechnet werden. Seitens der auskunftspflichtigen Stelle muss allerdings vorab sowohl auf die Kostenpflicht der Auskünfte nach IZG-SH hingewiesen werden, sobald eine solche Kostenpflicht absehbar ist, als auch auf die Tatsache, dass einzelne Teile einer Anfrage oder die Anfrage als Ganzes nicht in den Anwendungsbereich des IZG-SH fallen.

Grundsatz der Kostenpflicht und seine Ausnahmen

Vom Grundsatz der Kostenpflicht werden in § 12 Absatz 1 IZG-SH vier Ausnahmen gemacht. Nach Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 ist die Erteilung einfacher schriftlicher oder mündlicher Auskünfte gebührenfrei (so auch in § 7 Nr. 1 bis 3 Bundesgebührengesetz - BGebG). In der Regel ist bei einer über alle befassten Mitarbeiter gerechneten Bearbeitungszeit bis zu einer halben oder Dreiviertelstunde von einer einfachen Auskunft auszugehen. Nach Nr. 2 ist die Einsicht der begehrten Informationen vor Ort durch den Antragsteller ebenfalls gebührenfrei. Das gilt unabhängig von der aufzuwendenden Zeit. Der Aufwand für eine etwaige Beaufsichtigung des Antragstellers, während dieser Einsicht in die gewünschten Informationen nimmt, begründet keine Kostenpflicht. Nach Nr. 3 und 4 gilt die Gebührenfreiheit ebenfalls für Fälle, in denen die Informationen zur Unterrichtung der Öffentlichkeit nach § 11 IZG SH bzw. zur Unterstützung des Zugangs zu Umweltinformationen nach § 8 IZG SH herausgegeben werden. Sofern ein konkreter Antrag letztlich zur Veröffentlichung der begehrten Auskünfte nach §§ 8 oder 11 IZG seitens der informationspflichtigen Stelle führt und diese Information nicht zwingend veröffentlicht werden musste, wäre eine Gebührenerhebung zulässig; die Stelle ist jedoch gehalten, eine Reduktion oder Erlass der Gebühr zu erwägen.

Bemessung der Gebühren

Die Höhe der Gebühren für Auskünfte nach IZG-SH wird auf Grundlage von § 12 IZG-SH i. V. m. der IZG-SH-KostenVO bemessen. Bei der Konzeption der IZG-SH-KostenVO (vormals UIG-SH-KostenVO) hat sich der Verordnungsgeber an den Regelungen des Bundes (IFGGebV) orientiert und insoweit die drei Gebührenstufen (Nrn. 1.1 bis 1.3 der Anlage zu § 1 Abs. 1 IFGGebV) für Auskünfte übernommen. Der Gebührenrahmen für kostenpflichtige (schriftliche) Auskünfte ist gestaffelt. Danach können für umfassende Auskünfte Gebühren bis 250,- Euro und für außergewöhnlich aufwändige Auskünfte Gebühren bis 500,- Euro erhoben werden.

Bei der Bemessung der Gebühren ist neben dem konkreten Verwaltungsaufwand auch der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit in Form des gebührenrechtlichen Äquivalenzprinzips zu beachten (vgl. § 12 Abs. 2 IZG-SH). Der gesetzlich zugestandene vorbehaltlose Anspruch auf Zugang zu Informationen würde unwirksam, wenn er aufgrund hoher Gebührenansätze nicht mehr in Anspruch genommen werden könnte. Zu berücksichtigen ist grundsätzlich nicht der Umfang der Auskunft, z. B. die Länge eines Dokumentes, sondern der ihr zugrunde liegende Verwaltungsaufwand (VG Karlsruhe vom 24.01.2014 – 4 K 3315/11 = openJur 2014, 7573). Hierbei ist zu beachten, dass dem Antragsteller nicht der Verwaltungsaufwand berechnet werden darf, der durch die Notwendigkeit der Ordnung der begehrten Informationen entsteht. Eine ordentliche Datenhaltung und die daraus resultierende möglichst leichte Auffindbarkeit der Daten ist originäre Pflicht der über die Daten verfügenden Behörde. Pauschalierungen sind bei der Ermittlung der Höhe zulässig, der Verwaltungsaufwand muss daher nicht exakt oder minutengenau berechnet werden (VG Berlin vom 08.11.2007 – VG 1 A 15.07). Beim Ansatz der Bearbeitungszeit ist allerdings die nur effektive Bearbeitungszeit maßgeblich.

Die Regelungen des IZG-SH werden bei Behörden als bekannt vorausgesetzt. Die Einarbeitungszeit in allgemeine Fragestellungen zum IZG und dem Auskunftsverfahren ist daher nicht dem Antragsteller zurechenbar. Zu dem vom Antragsteller zu tragenden Verwaltungsaufwand gehört dagegen die Prüfung der Begehrten Informationen nach Bestandteilen, die unter §§ 9 bzw. 10 IZG-SH fallen und insoweit unkenntlich gemacht werden müssen. Ebenso gehört es zur Bearbeitungszeit, wenn die Behörde betroffene Dritte über das Auskunftsbegehren informiert und diese um Einwilligung ersucht oder um Stellungnahme hinsichtlich etwaiger betroffener Belange bittet. Sofern die betroffenen Dritten der Herausgabe der ungeschwärzten Informationen zustimmen, ist eine Schwärzung insoweit nicht erforderlich und daher kein dem Antragsteller zuzurechnender Verwaltungsaufwand.

Die Gebührenfreiheit einer einfachen Auskunft ist bei der Festlegung der Gebühren in komplexeren Anfragen zu berücksichtigten. Dem Antragsteller kann im Rahmen der komplexen Auskunft nur der Aufwand berechnet werden, der über den Bearbeitungsaufwand einer einfachen Auskunft hinausgeht.

In der Regel ist bei einem Verwaltungsaufwand von einer halben bis zu einer Dreiviertelstunde Bearbeitungszeit von einem einfach gelagerten Fall auszugehen. Bei einem darüber hinausgehenden Verwaltungsaufwand von bis zu acht Stunden kann regelmäßig von einer „umfassenden Auskunft“ ausgegangen werden. Eine Anfrage, bei der darüber hinaus mehr als acht Stunden Bearbeitungszeit benötigt werden, kann als eine „außergewöhnlich umfassende Auskunft“ behandelt werden.

Nach Ermittlung des Verwaltungsaufwandes ist im Rahmen einer Verhältnismäßigkeitsprüfung zu ermitteln, ob der Gebührenansatz aus Gründen der Billigkeit zu reduzieren ist. Anhaltspunkte dafür können in der Person des Antragstellers (natürliche Person, gemeinnützige oder mildtätige Organisation) oder im Grund des Herausgabebegehrens (gemeinnütziger oder mildtätiger Zweck) liegen. So ist z. B. zu berücksichtigen, ob die auskunftspflichtige Stelle die Öffentlichkeit über die begehrten Informationen nach § 11 Abs. 1 IZG-SH hätte unterrichten müssen.

Komplexe Anträge dürfen von der Behörde nicht beliebig in kleinere Anträge aufgeteilt werden. Die Anzahl der Anträge ergibt sich aus dem ihnen zugrunde liegenden Lebenssachverhalt, sodass bei einem einheitlichen Lebenssachverhalt auch bei komplexen Anträgen lediglich eine – möglicherweise gebührenpflichtige – Amtshandlung ausgelöst wird. Wenn sich die Behörde entscheidet, eine Anfrage aus Gründen der Übersichtlichkeit in Einzelbescheide aufzuteilen, so hat dies keine Auswirkung auf die Anzahl der gebührenpflichtigen Amtshandlungen (vgl. hierzu VG Berlin, Urteil vom 10.07.2014 – 2 K 232.13 = openJur 2014, 17111).

Bei der Gebührenbemessung ist zu berücksichtigen, ob eine Information zuvor bereits herausgegeben wurde und deshalb bei einer zweiten Anfrage gar keinen oder nur einen geringen Verwaltungsaufwand auslöst, weil z. B. die erbetenen Unterlagen bereits umfassend geschwärzt vorliegen.

Da der Gebührenbescheid ein Verwaltungsakt darstellt, ist er mit einer Begründung zu versehen, § 39 Abs. 1 Satz 1 VwVfG bzw. § 108 Abs. 1 LVwG.

Fälligkeit der Gebühren

Grundsätzlich ist die Auskunftsgewährung nicht von der Entrichtung der Gebühren abhängig zu machen. Ein solches Vorgehen ist aber dann zulässig, wenn berechtigte und konkrete Anhaltspunkte vorliegen, die auf eine Gefährdung des Gebühreninteresses schließen lassen (OVG Berlin-Brandenburg vom 26.05.2014 – 12 B 22.12 = openJur 2014, 12972). Bei anonymen Anfragen und Anfragen per E-Mail fehlt es an einer zustellungsfähigen Adresse für den Gebührenbescheid. Soweit es sich nicht um kostenfreie Auskünfte handelt, ist in diesen Fällen denkbar, weitere Handlungen vom vorherigen Eingang der Gebühren abhängig zu machen. Hier sollte die informationspflichtige Stelle eine anonyme Zahlungsmöglichkeit bereithalten (Barzahlung, Überweisung an ein Akten- oder Kassenzeichen).