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Samstag, 10. Januar 2015

Hinweise zur datenschutzgerechten Übergabe einer Arztpraxis mit Patientenakten und zum Wechsel von Betriebsärzten

Das Patientengeheimnis ist Grundlage für die Vertrauensbeziehung zwischen Patientin bzw. Patient und Arzt. Gibt ein Arzt seine Praxis auf oder beendet ein Betriebsarzt seine Tätigkeit für einen Betrieb, so stellt sich die Frage, ob und unter welchen Voraussetzungen die vorhandenen Patientenakten vom Nachfolger übernommen werden dürfen.

[Stand: Dieser Beitrag wurde am 10.4.2015 überarbeitet.]

Das ärztliche Standesrecht enthält hierzu folgende Regelung (§ 10 Abs. 4 S. 2 Berufsordnung Ärztekammer Schleswig-Holstein - BO ÄK SH bzw. Musterberufsordnung - MBO ÄK):

Der Arzt, dem bei einer Praxisaufgabe oder Praxisübergabe ärztliche Aufzeichnungen über Patienten in Obhut gegeben werden, muss diese Aufzeichnungen unter Verschluss halten und darf sie nur mit Einwilligung des Patienten einsehen oder weitergeben.

1. Übergabe einer ärztlichen Praxis

Bei der Übergabe einer ärztlichen Praxis an einen Praxisnachfolger ist das Patientengeheimnis im Hinblick auf die bereits vorhandenen und im Rahmen der gesetzlichen Fristen aufzubewahrenden Patientenakten zu beachten. Der Patientenkartei kommt bei einem Praxisverkauf aus betriebswirtschaftlicher Sicht oft ein erheblicher Wert zu. Der Patientenstamm repräsentiert den guten Ruf einer Praxis und den "good will" der Patientinnen und Patienten. Dieser Wert ist aber - wegen des Patientengeheimnisses als spezifische Datenschutzregelung - nicht frei einsehbar wie z.B. Jahresabschlüsse in Geschäftsbüchern.

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat entschieden, dass eine Praxisveräußerung einschließlich der Übertragung der Patientenkartei ohne die eindeutige und unmissverständliche Einwilligung der Patientinnen und Patienten in die Weitergabe der sie betreffenden Akten wegen des Verstoßes gegen § 203 Strafgesetzbuch (StGB) i.V.m. § 134 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) grundsätzlich unwirksam ist (z.B. Neue Juristische Wochenschrift - NJW 1995, 2026, NJW 1996, 773 f.). Nach Feststellung des BGH verletzt eine derartige Veräußerung das informationelle Selbstbestimmungsrecht der Patienten sowie die ärztliche Schweigepflicht. Denn: Die Arzt-Patienten-Vertrauensbeziehung lässt sich nicht ohne Weiteres auf einen Praxisnachfolger übertragen.

Bloße vorherige oder begleitende Hinweise auf den Praxisübergang in der Arztpraxis (z.B. mittels Schild), in der Tagespresse oder auf mündlichem Wege an die Patienten genügen nicht, um den Zugriff des Nachfolgers auf die bestehenden Patientendaten zu rechtfertigen. Der BGH gab aber bisher auch keine klare "Handlungsanweisung" für eine Praxisübergabe mit Patientendaten und formulierte keine genauen Anforderungen an die Einwilligung der Patientinnen und Patienten (dazu allgemein § 4a Bundesdatenschutzgesetz - BDSG, § 12 Landesdatenschutzgesetz Schleswig-Holstein - LDSG SH, vgl. www.datenschutzzentrum.de/artikel/202-Erklaerung-zur-Entbindung-von-der-Schweigepflicht.html).

Aus Praktikabilitätsgründen wurde für die Praxisübergabe bei manuell geführten Patientenkarteien das "Zwei-Schrank-Modell" entwickelt, das vom ULD toleriert wird. Der Veräußerer behält grds. die informationsrechtliche Verfügungsbefugnis an den Altakten und übergibt sie in einem verschlossenen Schrank dem Erwerber, der sich wiederum im Übernahmevertrag speziell verpflichtet, die Kartei für den Veräußerer zu verwahren und nur fallbezogen Zugriff auf einzelne Akten zu nehmen, wenn eine frühere Patientin oder ein früherer Patient ihn zur Behandlung aufsucht. Die alte Akte darf dann bei einem entsprechenden Einverständnis dieses Patienten entnommen und durch den Erwerber fortgeführt werden bzw. mit einer laufenden Patientenkartei des Erwerbers zusammengeführt werden. Das Einverständnis ist in der Akte zu dokumentieren. Dies bedeutet, dass für den Nachfolger die datenschutzrechtliche Verfügungsbefugnis über die Alten nur eingeschränkt besteht, unabhängig davon, ob bzw. für welchen Zeitpunkt ein sachenrechtlicher Eigentumsübergang verabredet wird.

Bei diesem Modell wird also unterschieden zwischen der Übertragung des generellen Gewahrsams an dem Gesamtaktenbestand und der daten-/patientenschutzrechtlich wesentlich sensibleren konkreten Einsichtnahme.

Bei elektronisch geführten Patientendaten ist der alte Bestand zu sperren und der Zugriff hierauf z.B. mittels Passwort zu sichern. Für einen erstmaligen Zugriff auf einen Patientendatensatz durch den Praxisnachfolger ist die Zustimmung der Patientin bzw. des Patienten erforderlich. Liegt diese vor, so darf insoweit der Datensatz vom Nachfolger freigeschaltet und weitergenutzt werden.

Aus Sicht des Patienten wie auch aller sonstigen Beteiligten der klarste und am ehesten Rechtssicherheit gebende Weg zur Praxisübergabe ist die schrittweise und behutsame Einführung des Übernehmers mit entsprechender Vorstellung durch den Veräußerer. Vielfach dürfte sich ein Praxisübergang nicht von einem Tag zum anderen vollziehen, so dass ein derartiges Vorgehen zumindest für die aktuell behandelten Patientinnen und Patienten auch möglich ist.

Demgemäß hat das Landgericht Darmstadt die Übernahme einer Patientenkartei durch einen Nachfolger ohne ausdrückliche Einwilligung der Patientinnen und Patienten zugelassen, der zuvor über längere Zeit hinweg in der Praxis als Vertreter bzw. Assistent tätig gewesen ist, bevor er die Praxis erwarb (NJW 1994, 2962 ff.). Nach § 9 Abs. 4 BO ÄK SH bzw. MBO-ÄK sind Ärzte, die denselben Patienten gleichzeitig oder nacheinander untersuchen bzw. behandeln, insoweit von der Schweigepflicht befreit, als das Einverständnis vorliegt oder anzunehmen ist. Bzgl. der Patienten, die vor Eintreten des Nachfolgers in die Praxis behandelt wurden, empfiehlt sich auch im Fall der Praxisübernahme durch den bisherigen Gehilfen das "Zwei-Schrank-Modell".

Grundsätzlich ist davon auszugehen, das die Einwilligung eines Patienten in die Übernahme durch einen Nachfolger die gesamte Patientenakte umfasst. Bringt ein Patient jedoch zum Ausdruck, dass nur Teile der Akte bzw. der Unterlagen übernommen werden sollen, so muss dieser Wunsch berücksichtigt werden.

Das Recht, im Rahmen des "Zwei-Schrank-Modells" auf Patientenakten zugreifen zu dürfen, ist zu unterscheiden von der Dokumentationspflicht bzw. Aufbewahrungspflicht von mindestens 10 Jahren nach § 10 Abs. 3 BO ÄK SH bzw. MBO ÄK. Der den Gesamtbestand übernehmende Arzt verpflichtet sich i.d.R. mit der Übernahme, für die "gehörige Obhut" über die Unterlagen Sorge zu tragen (vgl. § 10 Abs. 4 S. 1 BO ÄK SH).

2.Wechsel des Betriebarztes

Nach § 3 Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) ist es Aufgabe des Betriebsarztes, den Arbeitgeber beim Arbeitsschutz und bei der Unfallverhütung in allen Fragen des Gesundheitsschutzes zu beraten und zu unterstützen. In diesem Rahmen erfolgt die Untersuchung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern. Die betriebsärztliche Dokumentation beinhaltet arbeitnehmerbezogen individuelle medizinische wie auch arbeitgeber- bzw. unternehmens- und arbeitsplatzbezogene Aspekte. Die Dokumentation dient dabei zwar primär den Vorsorgezwecken, wird aber zugleich für den Patienten und Arbeitgeber geführt und kann insbesondere gegenüber den Unfallversicherungsträgern als Nachweis erfolgter Vorsorgemaßnahmen dienen.

Der Betriebsarzt unterliegt ebenso wie ein ambulant tätiger oder ein Krankenhausarzt der ärztlichen Schweigepflicht und hat nach § 8 Abs. 1 ArbSiG eine dem Arbeitgeber gegenüber unabhängige Stellung und auch diesem gegenüber die ärztliche Schweigepflicht zu wahren. Es kommt dabei nicht darauf an, ob der Betriebsarzt mittels Arbeitsvertrag eingesetzt wurde (sog. interner Betriebsarzt) oder ob er als allein praktizierender Arzt bzw. als Mitarbeiter eines ärztlichen Unternehmens, deren Geschäftsfeld die Erbringung betriebsärztlicher Leistungen ist, tätig ist (externer Betriebsarzt). Der Personalchef darf z.B. keine Einsicht in die Akten zur Klärung des Leistungsvermögens einzelner Betriebsangehöriger nehmen. Eine Kenntnisnahme ist nur in ausreichend anonymisierte und aggregierte Unterlagen des Betriebsarztes zulässig, wenn z.B. aus den Ergebnissen arbeitsergonomischer Untersuchungen Konsequenzen für die Gestaltung der Arbeitsplätze gezogen werden sollen.

Daher muss ausgeschlossen werden, dass der Arbeitgeber Zugriff auf die Patientenkartei erhält. Bei der Beauftragung externer Betriebsärzte befinden sich die herkömmlichen oder elektronischen Akten ohnehin in der Verfügungsgewalt der Betriebsärzte. Zusätzlich muss eine Klausel in den Vertrag, mit dem die Beauftragung erfolgt, aufgenommen werden, wonach der beauftragende Betrieb kein allgemeines Recht hat, die Einsicht in die Patientenunterlagen zu verlangen. Beim Einsatz interner Betriebsärzte muss durch organisatorische Maßnahmen (Schlüssel oder Passwörter im alleinigen Besitz des Betriebsarztes) ein Zugriff des Arbeitgebers auf die Informationen verhindert werden.

Grundlage für die Tätigkeit der Betriebsärzte ist das ASiG und die im Jahr 2013 grundlegend überarbeitete ArbMedVV. Nach der ArbMedVV 2013 sind vom Arbeitgeber nunmehr Pflichtvorsorgen, Angebotsvorsorgen und Wunschvorsorgeuntersuchungen anzubieten. Für den Patienten besteht nur noch eine Pflicht zur Teilnahme an der Pflichtvorsorge mit Beratungsgespräch und Arbeitsanamnese. Weitergehende Untersuchungen des Gesundheitszustandes können abgelehnt werden, § 3 I Nr. 3 ArbMedVV 2013. Es ist eine strikte Trennung zwischen Vorsorgeuntersuchungen und Eignungsprüfung vorgesehen. Eignungsuntersuchungen dienen dabei primär Zwecken des Arbeitgebers und können ggf. dazu führen, dass ein Arbeitnehmer eine Stelle nicht erhält oder aber die aktuelle Tätigkeit aufgeben muss. Vorsorgeleistungen dienen demgegenüber dem Arbeitsschutz und primär der Gesundheit der Mitarbeiter. (Zur reformierten ArbMedVV: Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge)

Das Ergebnis und die Befunde der Vorsorge sind schriftlich festzuhalten und der Beschäftigte darüber zu beraten, § 6 III ArbMedVV. Dem Beschäftigten ist auf Wunsch das Ergebnis zur Verfügung zu stellen. Beschäftigtem und Arbeitgeber wird eine Bescheinigung über Teilnahme und Anlass der Vorsorge erteilt. Eine Mitteilung über die Eignung für die ausgeübte Tätigkeit an den Arbeitgeber ist nicht vorgesehen und muss unterbleiben. Die Empfehlung an den Arbeitgeber, einen Mitarbeiter aus medizinischen Gründen nicht mehr auf einem bestimmten Arbeitsplatz einzusetzen, bedarf der Einwilligung des oder der Beschäftigten, § 6 Abs. 4 ArbMedVV. Damit ist im Bereich der Arbeitsmedizin das Regel-Ausnahme-Verhältnis wieder hergestellt – es gilt die ärztliche Schweigepflicht und eine Ergebnismitteilung an den Arbeitgeber bedarf einer Entbindung von der Schweigepflicht (so auch die Unfallkasse Nord zur ArbMedVV 2013: Eignungsuntersuchungen in der betrieblichen Praxis)

Die in der ArbMedVV angelegte strikte Trennung zwischen Vorsorge im Dienste der Gesundheit des Arbeitnehmers und Eignungsuntersuchungen für Zwecke des Arbeitgebers sollte in der Struktur der Dokumentation des Betriebsarztes widergespiegelt werden. Angaben zu Eignungsuntersuchungen sind getrennt oder zumindest abtrennbar zu verwahren. Bei einem Wechsel des Betriebsarztes darf der Nachfolger nur mit expliziter Einwilligung des Betroffenen Zugriff auf diese Informationen aus Eignungsuntersuchungen nehmen.

Für den Wechsel eines Betriebsarztes und die Übergabe der bisherigen Patientenakten an seinen Nachfolger können die Grundsätze des "Zwei-Schrank-Modells" unter Modifikationen übertragen werden.

Bis zur Änderung der ArbMedVV wurde vom ULD vertreten, dass bei Wechsel eines Betriebsarztes die Zustimmung des Arbeitnehmers zum Zugriff des neuen Betriebsarztes auf seinen patientenbezogenen Altakten jedenfalls für Pflichtuntersuchungen nicht erforderlich ist. Dies wurde mit der Mitwirkungspflicht des Arbeitnehmers an den Gesundheitsuntersuchungen begründet. Soweit nunmehr die Mitwirkungspflicht an Untersuchungen in der ArbMedVV 2013 entfallen ist, kann darauf unter Geltung der ArbMedVV 2015 nicht abgestellt werden. Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung durch den Betriebsarzt ist das Unternehmen (vergl. auch Dammann in Simits § 3 BDSG, Rn. 236 m.w.N.). Unter Ausschluss jeglicher Zugriffsmöglichkeit des Arbeitgebers hat der Datenbestand mit Bezug zu Vorsorgemaßnahmen daher an den neuen Betriebsarzt überzugehen. Damit behält die bisherige Feststellung Gültigkeit, dass die Zustimmung des Arbeitnehmers für die Übergabe der Dokumentation an den neuen Betriebsarztes nicht erforderlich ist (ULD aaO). Aus Transparenzgründen sind die Mitarbeiter rechtzeitig und umfassend über den geplanten Wechsel des Betriebsarztes aufzuklären (z.B. durch Mitarbeiter-Rundschreiben). Dabei ist ihnen die Möglichkeit einzuräumen, Widerspruch gegen die Einsicht in patientenbezogener Informationen aus Vorsorgemaßnahmen zu erheben. Mit Blick auf das in § 2 Abs. 1 Nr. 3 ArbMedVV eingeführte Recht des Arbeitnehmers, Untersuchungen abzulehnen kann, für die Informationserhebung durch Einsicht in die gesundheitsbezogene Dokumentation früherer Untersuchungen nichts anderes gelten.

Um die Pflichten nach dem ASiG und der ArbMedVV zu erfüllen, muss ein Zugriff auf die hierzu erforderlichen Daten des Vorgängers möglich sein. Das sind die für die arbeitsmedizinische Tätigkeit erforderlichen Stammdaten und die Angaben, die gegenüber dem Arbeitgeber zu attestieren sind, also Art und Datum der Vorsorge, Datum der nächsten Vorsorge. Auch die ggf vom Betriebsarzt erstellte Arbeitsplatzbeschreibung steht im Zugriff des Nachfolgers. Die bisher vertretene Trennung nach Pflichtuntersuchungen und sonstigen Leistungen ist obsolet. In entsprechender Anwendung des Zwei-Schrank-Modells darf ein Zugriff auf gesundheitsbezogene Daten nur noch erfolgen, wenn der Beschäftigte dies nicht ablehnt. In Absprache mit dem Betriebsarzt ist eine Sperrung der entsprechenden Teile der Dokumentation zu erreichen. Eine sofortige Löschung dieser Informationen kommt im Hinblick auf die zehnjährige Aufbewahrungsfrist ärztlicher Unterlagen nach den ärztlichen Berufsordnungen nicht in Betracht. Die gesperrten Unterlagen dürfen nicht vom neuen Betriebsarzt beigezogen werden; sie sind besonders geschützt im Betrieb aufzubewahren, bis die Löschungsfrist erreicht ist. Die Verwahrung im Betrieb unter Verschluss durch den amtierenden Betriebsarzt ist sachgerecht, da sich ein Arbeitnehmer bei einem späteren Bedarf eher an den früheren Arbeitgeber wenden wird als an den ggf. exten beauftragten Betriebsarzt.

Beim Wechsel des Betriebsarztes ist demnach wie folgt zu verfahren:

Beim Wechsel eines internen Betriebsarztes verbleiben die patientenbezogenen Unterlagen zunächst im Besitz des Arbeitgebers. Dieser darf aber, wie oben dargestellt, im Hinblick auf die ärztliche Schweigepflicht, die weiter gilt, keinen Einblick in die Unterlagen nehmen. Er hat sie vielmehr dem neu bestellten Betriebsarzt auszuhändigen. Versinnbildlicht ließe sich sagen, dass der frühere Betriebsarzt seine Unterlagen in einem Schrank angelegt hat, der zwar gegen Kenntnisnahme des Arbeitgebers abgeschottet ist; damit ist dem Arbeitgeber der Zugriff auf die einzelnen probandenbezogenen Informationen in den Akten verwehrt. Gleichwohl behält der Arbeitgeber den Besitz an diesem abgeschlossenen Schrank als Ganzem.

Beim Wechsel von externen Betriebsärzten sollten der frühere Betriebsarzt seine Dokumentation unmittelbar an seinen Nachfolger übergeben, zu dessen Bestellung der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist. Auf diese Weise kommt der scheidende Betriebsarzt auch seiner Verpflichtung aus § 10 Abs. 4 der Ärztlichen Berufsordnung nach, dafür Sorge zu tragen, dass seine ärztlichen Aufzeichnungen in gehörige Obhut gegeben werden.

Entsprechendes gilt, wenn elektronische Akten geführt werden. In diesem Fall müssen die Zugriffsmöglichkeiten durch entsprechende Rechtevergabe gesteuert werden.

Anders als z.T. angenommen, besteht kein Recht des ausscheidenden Betriebsarztes daran, die Unterlagen "mitzunehmen". Zum einen ist zu berücksichtigen, dass diese Unterlagen in Ausübung der gesetzlichen Pflicht nach dem ASiG entstanden sind. Sie lassen sich also nicht von der Funktion loslösen, der frühere Betriebsarzt im Rahmen seines Engagements nach § 3 ASiG hatte. Dies unterscheidet sie von Unterlagen, die im Bereich privater ärztlicher Praxen entstanden sind. Verantwortliche Stelle im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes für die Verarbeitung der in den Unterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten ist auch nicht der einzelne Betriebsarzt, sondern der Betrieb selbst. Der Betriebsarzt ist Teil der verantwortlichen Stelle (vgl. Wedde, in: Handbuch Datenschutzrecht, Kap. 4.3 Rn. 13). Darüber hinaus ist es für Arbeitnehmer, die ihre Informationsrechte wahrnehmen wollen, einfacher, diese gegenüber ihrem (früheren) Arbeitgeber auszuüben. Dieser muss dann über den jeweiligen Betriebsarzt dafür sorgen, dass die entsprechenden patientenbezogenen Unterlagen dem nachfragenden Arbeitnehmer offenbart werden.

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