Dienstanweisung für die Nutzung des E-Mail-Account
Alle Lehrkräfte der [Name der Schule] erhalten für die ausschließlich dienstliche Kommunikation ein E‑Mail-Postfach, das wie folgt lautet:
lehrerkürzel@[Name der Schule].de 
[Dies ist nur ein Beispiel. Es könnte Vorname.Nachname@[Name des E-Mailproviders].de]
Ab dem [Datum der Umstellung auf die dienstlichen E-Mail-Adressen] ist die Verwendung ggf. bisher genutzter privater E-Mail-Adressen für die dienstliche Kommunikation nicht mehr zulässig.
Der E-Mail-Account wird für den Austausch von Informationen im schulischen Zusammenhang dienstlich bereitgestellt. 
Die Nutzung ist ausschließlich für dienstliche Zwecke bestimmt. Private Kommunikation mit anderen Personen oder Stellen über diesen schulischen E-Mail- Account ist nicht erlaubt.
Die Schule ist damit kein Anbieter von Telekommunikation im Sinne von § 3 Nr. 6 Telekommunikationsgesetz. Ein Rechtsanspruch der Nutzer auf den Schutz der Kommunikationsdaten im Netz besteht gegenüber der Schule somit grundsätzlich nicht. Die Schulleitung ist berechtigt, Inhalte von E-Mails zur Kenntnis zu nehmen, wenn dies dienstlich erforderlich ist. Die betroffenen Nutzer werden hierüber unverzüglich informiert.
Das E-Mail-Konto wird von den Lehrkräften möglichst täglich, mindestens einmal wöchentlich eingesehen. Bei dienstlicher Abwesenheit, Dienstunfähigkeit und Dienstbefreiung sowie an Wochenenden besteht diese Verpflichtung zur Einsichtnahme nicht. Eine Weiterleitung dienstlicher E-Mails auf private E-Mail-Adressen ist nicht gestattet.
Die Zugangsdaten zum eigenen Konto sind nur dem Inhaber bzw. der Inhaberin bekannt und können nicht von Dritten eingesehen werden. Die Lehrkräfte sind für die Nutzung ihres Dienst-E-Mail-Account inhaltlich selbst verantwortlich. 
Eingegangene E-Mails mit eindeutig nicht dienstlichem Bezug (z. B. Werbemails und Spam) oder E-Mails mit der Aufforderung zur Eingabe von Benutzerdaten und Passwörtern (Phishing-Angriff) sowie vom Antivirenprogramm identifizierte Nachrichten sind zu ignorieren und unverzüglich endgültig zu löschen (Tastenkombination „Umschalttaste + Entf“).
E-Mails mit unbekannter Herkunft, die mit ausführbaren Anhängen versehen sind, sind ebenfalls unverzüglich zu löschen, auch wenn das Antivirenprogramm keinen Virus meldet. Enthalten E-Mails einen Weblink, so darf dieser aus Sicherheitsgründen niemals direkt aus dem E-Mail-Programm aufgerufen werden. 
Alle E-Mails, die personenbezogene Daten beinhalten, sind zum Zwecke der Dokumentation auszudrucken und in Papierform zur jeweiligen Akte zu nehmen. Ist dies geschehen, sind diese E-Mails zu löschen, sobald sie nicht mehr für die konkrete Aufgabenerfüllung der Lehrkraft erforderlich sind (§ 13 Absatz 2 SchulDSVO). Eine darüber hinausgehende Speicherung ist nicht zulässig. Nach Aufgabenerfüllung sind somit sämtliche zum Vorgang gehörenden E-Mails, in denen personenbezogene Daten gespeichert sind, aus allen Ordnern zu löschen.
Das Hinzufügen dienstlich erforderlicher E-Mail-Adressen der Betroffenen im Adressbuch (Kontakte-Ordner) ist möglich. Kommuniziert die Schule mit Eltern, Schülerinnen und Schülern (Betroffene) oder Lehrkräften mit Hilfe von E-Mail-Adresslisten, können diese in ebenfalls dort eingerichtet werden. Es ist in diesem Fall sicherzustellen, dass sich diese E-Mail-Adressen immer auf dem aktuellen Stand befinden. 
Nicht mehr zur Aufgabenerfüllung erforderliche Daten von Betroffenen oder Lehrkräften, insbesondere Daten über nicht mehr an der Schule befindliche Betroffene sind unverzüglich zu löschen. Alle anderen Informationen über diese Personen sind ausschließlich im Schulverwaltungsprogramm zu verarbeiten.
Der E-Mail-Account der Lehrkräfte, die aus der [Name der Schule] ausscheiden, wird einen Monat nach dem Ausscheiden gelöscht und damit geschlossen. Deshalb sind vorher durch die ausscheidende Lehrkraft wichtige E-Mails auszudrucken und zu den entsprechenden Akten zu nehmen.

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[Name der Schulleiterin/des Schulleiters]

Ich habe die Dienstanweisung erhalten.

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Datum, Name und Funktion der Lehrkraft in Klarschrift und Unterschrift