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Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
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Die geheimen Inhalte der Word-Dateien

Die Funktion von Word besteht darin, einen Text effektiv und ansprechend zu Papier zu bringen und obendrein Zusatzinformationen zu diesem Text zu speichern und bereit zu stellen. Diese Zusatzinformationen möchte ein Autor einem Leser jedoch in der Regel nicht mitteilen, wenn er diesem eine Worddatei per E-Mail-Anhang zuschickt. Microsoft hat nun für Word 2003 eine Handreichung mit Beschreibungen möglicher Metadaten zusammengestellt und Hinweise zu deren Entfernung gegeben.

Dateien, die von Microsoft-Office-Programmen erstellt werden, waren ursprünglich nicht für die elektronische Kommunikation bzw. den den Versand per E-Mail-Anhang vorgesehen. Mit Word arbeitet man komfortabel papierorientiert. So speichert Word neben der aktuellen auch die Vorversionen eines Dokuments ab. Üblicherweise will ein Autor nicht, dass ein Leser solche Vorversionen einsehen kann, enthalten sie doch Fehler und Vorläufiges. Eine Vorversion kann beispielsweise verraten, dass man eigentlich auch zu einem höheren Preis zu kaufen bereit gewesen wäre, oder sie kann zeigen, dass heikle Stellen eines Protokolls schärfer formuliert waren. Um sämtliche Informationen und Textpassagen einer Word-Datei lesen zu können, muss man diese nur in einen Hex- oder ASCII-Text-Editor laden.

Neben den Vorversionen werden eine ganze Reihe anderer Daten gespeichert:

Die Handreichung von Microsoft in Bezug auf den datenschutzgerechteren Umgang mit diesen Metadaten gibt Hilfestellungen zu den folgenden Themen:

Diese Handreichung ist leicht nachvollziehbar. Auch listet sie Hinweise auf andere Handreichungen auf, in denen die Verkleinerungen der Metadatenmenge in älteren Wordversionen beschrieben werden. Allerdings kommen Zweifel an der reinen Sachorientierung auf, wenn in den allgemeinen Sicherheitsempfehlungen im Umgang mit Dateien zum Schluss des Textes nicht etwa steht, dass man eine Word-Datei vor dem Verschicken als E-Mailanhang in das pdf-Format wandeln könnte. Stattdessen erhält man den weltfremden Ratschlag, Word-Dokumente am besten nicht im elektronischen Format, sondern nur ausgedruckt zu verschicken. Wandelt man in das pdf-Format gilt es allerdings zu bedenken, dass pdf-Dateien ihre eigenen Metadaten enthalten. So etwa den Namen des Programms, aus dem heraus die Datei erzeugt wurde sowie die volle Pfadangabe zur Quelldatei, die unter Umständen auch mehr verrät, als man vielleicht möchte. Diese Daten kann man sich im Acrobat-Reader mit "STRG D" anzeigen lassen.

Eine wirkliche Abhilfe zum Problem des Umgangs mit derartigen Metadaten gelänge Microsoft erst, wenn die Metadatenverwaltung in Word so konzipiert wäre, dass diese an einer Stelle zusammengefaßt überschaubar wären und sie vor dem Abspeichern erst vom Nutzer ganz gezielt freigeschaltet werden müssten.


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