FAQ Schule: Häufig gestellte Fragen zum Bereich Schule

Die Schule verarbeitet eine Vielzahl verschiedener Informationen über die Schülerinnen, Schüler und Eltern. Die nachfolgenden Erläuterungen sollen die dabei entstehenden datenschutzrechtlichen Fragestellungen beantworten helfen.

Die FAQ werden ständig aktuell gehalten. Wenn Sie FAQ mit einem älteren Datum finden, heißt dies nicht, dass diese nicht auf dem neuesten Stand sind. Nur wenn neue FAQ hinzutreten oder ältere FAQ inhaltlich entscheidend verändert werden, erhalten diese ein aktuelles Datum.

Insbesondere die Digitalisierung in der Schule, sowohl im pädagogisch-didaktischen Bereich als auch im Verwaltungsbereich, ist derzeit so dynamisch, dass sich immer neue und komplexere datenschutzrechtliche Fragen ergeben. Aus diesem Grund wird es auch keine Neuauflage des Praxishandbuch Schuldatenschutz geben. Dort gemachte Ausführungen haben den Stand von 2009. Es wird deshalb geraten, primär die FAQ nach Antworten zu durchsuchen.

Allgemeine Fragestellungen zu datenschutzrechtlichen Themen, die die Schule betreffen, werden im Glossar behandelt.

 Im Interesse der Übersichtlichkeit wurden die Fragen in die folgenden Rubriken untergliedert:

I: Datenerhebung

Unter Datenerhebung versteht man das Beschaffen von Informationen. Die Schulverwaltung muss personenbezogene Daten erheben, um ihre Aufgaben wahrnehmen zu können. Die dabei zu beachtenden rechtlichen Regelungen werden hier erläutert.

II. Datenübermittlung/-austausch

Hierunter versteht man das Weitergeben von Daten an Dritte. Dies können andere Behörden, aber auch Privatpersonen sein. Auch bei der Datenübermittlung sind Rechtsvorschriften einzuhalten. Antworten auf entsprechende Fragen finden Sie hier.

III. Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden auf Datenträgern aufbewahrt. Mit Datenträgern sind nicht nur elektronische Speichermedien gemeint, sondern auch Akten und Karteikarten. Zum Umgang mit diesen Datenträgern und Speicherfristen für personenbezogene Daten finden Sie hier die entsprechenden Antworten.

IV. EDV/Internet

Beim Einsatz von EDV zur personenbezogenen Datenverarbeitung sind besondere Sicherheitsmaßnahmen zu beachten, die hier beschrieben sind. Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet bedarf besonderer Sorgfalt. Sie finden hierzu Hinweise in dieser Rubrik.

V. Elternvertretungen

Auch Elternvertretungen verarbeiten personenbezogene Daten. Die hierbei zu beachtenden Regelungen werden in diesem Abschnitt erläutert.

VI. Sonstiges

Unter diesem Punkt sind allgemeine Fragestellungen zusammengefasst.

VII. Vordrucke

Formulare, Faltblätter und Informationen zum Ausdrucken

 

 

I. Datenerhebung

  1. Die Schule will mit Einwilligung der Betroffenen mehr Informationen über Schüler oder Eltern erheben, als in § 30 Abs. 1 SchulG vorgesehen. Ist das möglich?
  2. Darf die Schule Angaben zur Sorgeberechtigung über die Schülerin oder den Schüler erheben?
  3. Gehören sonderpädagogische und andere schulärztliche Gutachten in die Schülerakte? Wie ist der Fall zu beurteilen, wenn das Gutachten von der Schule selbst erstellt wird?
  4. Wie sollte ein Schüleraufnahmebogen gestaltet sein?
  5. Im Rahmen des Sportunterrichts sollen Videoaufnahmen von den Schülerinnen und Schülern gemacht werden, um damit im Nachhinein den Leistungsstand zu beurteilen und zu benoten. Welche datenschutzrechtlichen Regeln sind dabei zu beachten?
  6. Darf die Schule Lichtbilder der Schülerinnen und Schüler für Verwaltungszwecke erheben?
  7. Welche Daten darf der schulärztliche Dienst der Kreise und kreisfreien Städte im Rahmen der Schuleingangsuntersuchung erheben?

II. Datenübermittlung

  1. Kindergeldkassen (der Arbeitsämter) und Rentenversicherungsträger fordern bei der Schule personenbezogene Daten über Schulbesuchszeiträume bzw. über die Tatsache des Schulbesuches an. Darf die Schule diese Daten übermitteln?
  2. Eine evangelische oder katholische Kirche möchte die Eltern mit ihren Kindern zum (Einschulungs-)Gottesdienst einladen. Dürfen die Schulen deren Namen und Adressen für diesen Zweck an die Kirchen weitergeben?
  3. Dürfen die Schulen private Telefonnummern ihrer Lehrkräfte ohne deren Einwilligung an Eltern weitergeben?
  4. Dürfen die Noten von Klassenarbeiten von den Lehrkräften öffentlich vor den Schülerinnen und Schülern verkündet werden?
  5. Unter welchen Bedingungen ist die Übermittlung personenbezogener Daten an Jugendberufsagenturen möglich? In welcher Weise dürfen die Schulen mit diesen zusammenarbeiten?
  6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen Schülerakten, insbesondere bei Schulwechsel an andere Schulen übersandt werden?
  7. Bei Beginn des neuen Schuljahres soll allen Eltern eine klasseninterne Telefonliste zur Verfügung gestellt werden. Was ist dabei zu beachten?
  8. Vor der Einschulung sollen personenbezogene Daten der einzuschulenden Kinder von den Kindertagesstätten an die Grundschulen übermittelt werden. Unter welchen Bedingungen ist dies zulässig?
  9. Darf die Schule Informationen über das Leistungsverhalten volljähriger Schülerinnen und Schüler an deren Eltern übermitteln?
  10. Was ist zu beachten, wenn die Schule mit Sportvereinen zusammenarbeitet und in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten übermittelt werden sollen?
  11. Die Schule erhält von einem Verlag kostenfrei Schulbücher. Was ist zu beachten, wenn der Verlag als Gegenleistung die personenbezogenen Daten der Eltern bzw. der Schülerinnen und Schüler von der Schule erhalten möchte?
  12. Private Schüler-Nachilfeeinrichtungen wollen von den die Schülerinnen und Schüler unterrichtenden Lehrkräften Informationen zum Lernverhalten erheben
    Unter welchen Bedingungen wäre dies datenschutzrechtlich zulässig?
  13. Dürfen personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler im Rahmen der Zu-sammenarbeit von Schulen mit der Berufsberatung der Bundesagentur für Arbeit (BA) übermittelt werden?
  14. Wenn Grundschulen im Interesse der einzuschulenden Kinder mit Förderzentren und anderen kompetenten Stellen zusammenarbeiten: In welcher Weise kann dies in datenschutzrechtlich zulässiger Weise erfolgen?
  15. Wenn Schülerinnen oder Schüler für einige Zeit in einer Tagesklinik betreut werden müssen, muss dort die Beschulung sichergestellt werden.
     

III. Datenspeicherung

  1. Muss die Schule die Zahnpflegekartei für das Gesundheitsamt bei sich vorhalten?

IV. EDV/Internet

  1. In welcher Weise dürfen die Schulverwaltungsrechner mit dem Internet verbunden werden?
  2. Dürfen Fotos und sonstige Angaben von Schülerinnen und Schülern auf der schuleigenen Homepage veröffentlicht werden?
  3. Wie können Schülerdaten auf einem Stand-Alone-PC vor unbefugter Kenntnisnahme geschützt werden, wenn das Gerät nicht ausreichend vor Diebstahl geschützt werden kann?
  4. Lehrkräfte verarbeiten oft bei sich zu Hause personenbezogene Schülerdaten auf ihrem privaten PC
    Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein und welche Datensicherheitsmaßnahmen sind nötig?
  5. Darf der Administrator des Schulträgers ohne Kenntnis der Schulleiterin oder des Schulleiters Veränderungen an der Konfiguration der Schulverwaltungsrechner vornehmen?
  6. Ist die Schule berechtigt, die Inhalte von aufgerufenen Webseiten und die Inhalte von E-Mails der Schülerinnen und Schüler zu kontrollieren, wenn diese unterrichtsbegleitend den Internetanschluss der Schule nutzen?
  7. Dürfen Vertretungspläne auf der Homepage der Schule veröffentlicht werden?
  8. Was ist zu beachten, wenn die Schule im Rahmen des Schulsports in Kooperation mit Sportvereinen Ergebnislisten im Internet veröffentlichen will?
  9. Die Schule nutzt im Rahmen des Unterrichts Onlinedienste (z. B. Online-Lernplattformen) privater Anbieter. Was muss dabei beachtet werden?
  10. SchulCommSy - Eine datenschutzkonforme Informationsplattform für die Schule
  11. Verfahren IServ für Schulen
  12. Dienstliche Nutzung von E-Mail durch Lehrkräfte
  13. Unter welchen Voraussetzungen dürfen digitale Klassen- und Notizbücher geführt werden, und ist dies auch mit einem Webservice zulässig?
  14. Dürfen Lehrkräfte Facebook und Messengerdienste, wie z. B. WhatsApp für die dienstliche Kommunikation mit ihren Schülerinnen und Schülern benutzen?
  15. Der klassische Lehrerkalender wird zunehmend durch sog. Lehrer-Apps verdrängt.
    Wie ist der Einsatz solcher Apps datenschutzrechtlich zu bewerten?
  16. Unter welchen Bedingungen ist der Einsatz der Lernsoftware bettermarks zulässig?
  17. Was ist beim Einsatz von mobilen Tablet-Rechnern im Unterricht zu beachten?

V. Elternvertretungen

  1. Haben Eltern das Recht, sich gegen die Kenntnisnahme von Daten ihrer Kinder durch Elternbeiräte (z. B. im Zusammenhang mit der Teilnahme an Zeugniskonferenzen) aus persönlichen Gründen auszusprechen?
  2. Dürfen Klassenelternbeiräte an Zeugniskonferenzen teilnehmen und in diesem Zusammenhang Kenntnis von den Zeugnisnoten aller Kinder der Klassengemeinschaft erhalten?
  3. Sind Elternvertreter zur Verschwiegenheit verpflichtet?
  4. Dürfen Vorsitzende der Klassenelternbeiräte Informationen aus Zeugniskonferenzen den weiteren Elternbeiratsmitgliedernihrer Klasse mitteilen?
  5. Klassenelternbeiräte wollen mit den Eltern mittels E-Mail kommunizieren. Ist dies zulässig und was ist dabei zu beachten?

VI. Sonstiges

  1. Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst und Lehramtsstudentinnen und -studenten wollen zu eigenen Ausbildungszwecken Schülerdaten verwenden. Was ist dabei zu beachten?
  2. Was ist von klasseninternen Notenspiegel zu halten?
  3. Haben ehemalige Schülerinnen und Schüler ein Recht auf Einsicht in ihre Abschlussarbeiten und ab wann steht ihnen dieses Recht zu?
  4. Wenn Eltern am Unterricht ihres Kindes teilnehmen (sog. Hospitieren), dürfen sie dabei Notizen fertigen und diese anderen Eltern zugänglich machen?
  5. Dürfen Heimleiterinnen oder Heimleiter, denen Kinder im Rahmen der Hilfe zur Erziehung vom Jugendamt zugewiesen wurden, Einsicht in die betreffenden Schülerakten nehmen?
  6. Eine Fotoagentur möchte Fotos von Schülern herstellen, die von den Eltern bezahlt werden sollen. Welche Rechtsbeziehung besteht zwischen Schule und Fotoagentur? Darf die Schule die bei ihr gespeicherten Schülerdaten an diese weitergeben?
  7. In welcher Weise sind nicht mehr benötigte personenbezogene Unterlagen über Schülerinnen und Schüler (z. B. Klausurenhefte, Klassenlisten, Zeugnislisten usw.) datenschutzgerecht zu vernichten?
  8. Stellt die Videoüberwachung in Schulen ein geeignetes Mittel dar, um Sachbeschädigungen und Diebstähle zu verhindern?
  9. Was ist zu beachten, wenn im Unterricht angefertigte Videomitschnitte auch für andere, insbesondere für Fortbildungszwecke (beispielsweise für andere Lehrkräfte) verwendet werden sollen?
  10. Datenerhebung der AOK für Werbezwecke im Zusammenhang mit der Aktion "Laufabzeichen 20XX"
  11. In welcher Weise sind externe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die die schulische Arbeit unterstützen sollen, zur Verschwiegenheit zu verpflichten?
  12. Schülerinnen und Schüler werden durch Mitschüler im Internet auf sog. „Hass-Seiten“ verunglimpft.
    Welche rechtlichen Möglichkeiten haben die Betroffenen bzw. deren Eltern dagegen vorzugehen, und welche Möglichkeiten hat die Schule, die Betroffenen in ihrem Bemühen zu unterstützen?
  13. Schulen kooperieren mit Unternehmen und Betrieben. Was ist dabei zu beachten?
  14. Was ist zu beachten, wenn im Rahmen von schulischen Veranstaltungen von Eltern und anderen Personen Fotos und Videos gefertigt werden?
  15. Wer ist für die Datenverarbeitung im sog. offenen Ganztag verantwortlich und welche datenschutzrechtlichen Vorschriften sind zu beachten?
  16. Kinderuhren mit Abhörfunktion halten Einzug in die Klassenzimmer. Wie ist dies strafrechtlich, datenschutzrechtlich, telekommunikationsrechtlich und schulrechtlich zu beurteilen?

VII. Vordrucke

Hier finden Sie eine Zusammenstellung aller Vordrucke und Musterbögen aus den einzelnen Themenbereichen der FAQ: