Ab dem 25.05.2018 hat sich die Rechtslage geändert. Diese Webseite enthält noch Verweise auf die bisherige Rechtslage. Sie wird fortlaufend aktualisiert.
Mittwoch, 18. Mai 2016

Unter welchen Voraussetzungen dürfen digitale Klassen- und Notizbücher geführt werden, und ist dies auch mit einem Webservice zulässig?

Diese Frage ist Teil der FAQ "Häufig gestellte Fragen zum Bereich Schule"

Nach § 17 SchulDSVO dürfen digitale Klassenbücher anstelle von papierenen Klassen- oder Kursbüchern geführt werden. Diese Vorschrift erlaubt es den Schulen, ihre bisher in Papierform geführten Klassenbücher ausschließlich elektronisch zu führen. Eine parallele Führung schließt die Regelung aus.

 

Entschließt sich eine Schule für die digitale Führung des Klassenbuches und damit zum Einsatz eines elektronischen Verfahrens, darf sie darin auch personenbezogene Daten der Schülerinnen, Schüler und Eltern speichern (§ 17 Abs. 3 SchulDSVO), wenn dies erforderlich ist. In diesem Fall muss das Verfahren umfänglich dokumentiert (§ 3 Landesverordnung über die Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten) werden, und die Schulleiterin oder der Schulleiter ist verpflichtet, eindeutige Regelungen zur Nutzung des Verfahrens für die Lehrkräfte und ggf. anderen Nutzerinnen und Nutzern (Dienstanweisung) zu treffen und diese in Kraft zu setzen
(§ 7 Abs. 1 SchulDSVO). Ferner ist das digitale Klassenbuch zwingend durch einen zweiten Sicherungsmechanismus (sog. Zwei-Faktor-Authentisierung) vor dem Zugang Unbefugter zu sichern (§ 17 Abs. 2 Nr. 3 SchulDSVO).

Ferner ist das digitale Klassenbuch, sofern es sich nicht um die Dokumentation von Fehlzeiten und des erteilten Unterrichts handelt, zwingend durch einen zweiten Sicherungsmechanismus (sog. Zwei-Faktor-Authentisierung - 2FA) vor dem Zugang Unbefugter zu sichern (§ 17 Abs. 2 Nr. 3 SchulDSVO). Für den zweiten Faktor ist ein weiteres informationstechnisches Gerät einzusetzen. Die Nutzung nur eines informationstechnischen Gerätes für das Login und den Empfang oder die Erzeugung des zweiten Faktors ist unzulässig.

Zugang zum digitalen Klassenbuch dürfen nur die in § 3 Absatz 1 Nummer 2 bis 6 SchulDSVO genannten sowie die zur Schulsozialarbeit eingesetzten Personen erhalten.

Wird das digitale Klassenbuch nicht auf informationstechnischen Geräten der Schule, sondern unter Zuhilfenahme eines Dienstleisters geführt, handelt es sich um Datenverarbeitung im Auftrag. In diesem Fall kann die Schulleitung eine solche Datenverarbeitung (unabhängig vom eingesetzten Verfahren) generell nur mit Genehmigung des Bildungsministeriums in Auftrag geben (§ 16 SchulDSVO).

Das ULD hat sich in den letzten Monaten auf Wunsch des Bildungsministeriums und einer Schule mit zwei elektronischen Verfahren, die ein solches digitales Klassenbuch zur Verfügung stellen, intensiv beschäftigt.

WebUntis Klassenbuch

Das Bildungsministerium hat einen Pilotversuch an einer Schule in Schleswig-Holstein durchgeführt, den das ULD datenschutzrechtlich begleitet hat. Bei diesem Versuch wurde das Verfahren WebUntis Klassenbuch der Fa. Untis GmbH eingesetzt, das in einem Rechenzentrum in Österreich betrieben wird und über das Internet erreichbar ist. Datenschutzrechtlich handelt es sich bei dieser Datenverarbeitung um eine Datenverarbeitung im Auftrag (§ 17 LDSG).

Im Rahmen der datenschutzrechtlichen Begleitung des Pilotversuchs wurden alle für einen datenschutzkonformen Betrieb von WebUntis Klassenbuch notwendigen Dokumente (Verfahrensdokumentation, Muster für Dienstanweisung und Auftragsdatenverarbeitungsvertrag usw.) gemeinsam mit den Beteiligten (Schulleitung, Verfahrensbetreiber) erstellt. Diese können hier Dokumentenpaket heruntergeladen werden

Dabei wurden unter Beteiligung der Schulleitung und des für die Betreuung des Verfahrens an der Schule zuständigen Administrators sowohl die Funktionalität des Verfahrens als auch die Schlüssigkeit der Vordruckmuster für praxistauglich befunden. Bezüglich der Ordnungsmäßigkeit der Datenverarbeitung konnte der Verfahrensbetreiber ausreichende Nachweise vorlegen, so dass zu diesem Zeitpunkt von einer dem Stand der Technik entsprechenden Verfahrenssicherheit beim Auftragnehmer ausgegangen werden kann.

Unter der Voraussetzung, dass die Schulleitung die Vorgaben des § 17 SchulDSVO einhält und die in der Kurzanleitung genannten Arbeitsschritte vor der Inbetriebnahme von WebUntis Klassenbuch durchgeführt hat, kann die personenbezogene Datenverarbeitung mit WebUntis Klassenbuch nach jetzigem Stand grundsätzlich* als datenschutzkonform angesehen werden. Die Schulleitung hat danach aber laufend sicherzustellen, dass die von ihr aufgestellten Regelungen in der Dienstanweisung und die rechtlichen Vorgaben von den Lehrkräften und anderen zugelassenen Nutzerinnen und Nutzern eingehalten werden.

* WebUntis Klassenbuch verfügt über kein Gütesiegel nach § 4 Abs. 2 LDSG. In einem solchen Gütesiegelverfahren wird förmlich festgestellt, ob ein Produkt mit den Vorschriften über den Datenschutz und die Datensicherheit vereinbar ist.

XSCHOOL

Auf ein entsprechendes Beratungsersuchen eines Gymnasiums haben wir uns in gleicher Weise mit dem Verfahren XSCHOOL der Fa. Ramcke Daten Technik (RDT) befasst. Das Verfahren wird im Auftrag von RDT in einem deutschen Rechenzentrum betrieben und ist ebenfalls über das Internet erreichbar. Hier liegt ebenfalls eine Datenverarbeitung im Auftrag (§ 17 LDSG) vor.

Auch für dieses Verfahren wurde ein umfangreiches Dokumentenpaket entwickelt, das Sie hier Dokumentenpaket herunterladen können.

Für die datenschutzkonforme Nutzung des Verfahrens gelten dieselben Voraussetzungen wie für das Verfahren WebUntis Klassenbuch. Nur bei Umsetzung aller Arbeitsschritte kann die personenbezogene Datenverarbeitung mit XSCHOOL nach jetzigem Stand grundsätzlich* als datenschutzkonform angesehen werden.

* XSCHOOL verfügt nicht über ein Gütesiegel nach § 4 Abs. 2 LDSG. In einem solchen Gütesiegelverfahren wird förmlich festgestellt, ob ein Produkt mit den Vorschriften über den Datenschutz und die Datensicherheit vereinbar ist.

Hinweis:

Da sich die Nutzung der genannten Verfahren derzeit noch im Erprobungsstadium befindet, kann es zukünftig durch weiteren Erkenntnisgewinn zu Änderungen an den bereitgestellten Dokumenten kommen. Das ULD wird in diesem Fall in dieser FAQ besonders darauf hinweisen. Schulen, die eines der genannten Verfahren nutzen wollen oder bereits nutzen, sollten deshalb in regelmäßigen Abständen nach Update-Informationen Ausschau halten.