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Dienstag, 2. Juni 2015

7: FAQ - Häufig gestellte Fragen

Dienstliche Nutzung von E-Mail durch Lehrkräfte

Ist dies datenschutzrechtlich zulässig, und was muss dabei beachtet werden?

Diese Frage ist Teil der FAQ "Häufig gestellte Fragen zum Bereich Schule"

Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich auf die E–Mail-Nutzung durch Lehrkräfte und Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst.

Die Nutzung von E-Mail durch Lehrkräfte für die dienstlich-schulische Kommunikation mit Schülerinnen, Schülern, Eltern und anderen Personen und Stellen ist längst Praxis im Schulalltag. Dabei nutzen die Lehrkräfte hierfür insbesondere im häuslichen Bereich E-Mail-Adressen, die sie in der Regel selbst bei Providern eingerichtet haben. Eine dienstliche Notwendigkeit oder Verpflichtung, auch mittels E-Mail im dienstlich-schulischen Kontext zu kommunizieren, besteht für die Lehrkräfte jedoch nicht. Die E-Mail-Nutzung hat sich in den vergangenen Jahren eigenständig und dadurch unsystematisch und teilweise wildwüchsig entwickelt. Dies begründet Gefahren für den ordnungsgemäßen und datenschutzrechtlich zulässigen Umgang mit den personenbezogenen Daten der Betroffenen.

Gem. § 12 Abs. 6 SchulDSVO ist die Datenübermittlung im Wege elektronischer Post (E-Mail) ausdrücklich erlaubt, soweit sichergestellt ist, dass die personenbezogenen Daten der Betroffenen nicht durch Unbefugte eingesehen werden können. Diese Vorschrift richtet sich primär an die Schulverwaltung (Schulsekretariat, Schulleitung). Die dienstliche E-Mail-Kommunikation der Lehrkräfte war bei Schaffung dieser Vorschrift nicht im Fokus der Überlegungen. Sie kann aber durchaus aus datenschutzrechtlicher Sicht auf diese Vorschrift gestützt werden.

Während die E-Mail-Kommunikation der Schulverwaltung mit den dienstlich zur Verfügung gestellten E-Mail-Adressen der Landesverwaltung erfolgen muss und damit auch eine insoweit sichere und systematisch organisierte Kommunikation gewährleistet ist, gibt es für die E-Mail-Kommunikation der Lehrkräfte keine klaren normativen Vorgaben noch Hinweise des Bildungsministeriums zur Nutzung eines bestimmten E-Mail-Providers noch zum Umgang mit den versendeten und empfangenen E-Mails.

Da das ULD immer häufiger Fragen zu diesem Thema erreichen, geben wir nachfolgend hierzu folgende Empfehlungen:

1. Grundsätzliches zu E-Mail

E-Mail ist ein internetbasierter Dienst, der die über das Endgerät (z. B. PC, Laptop, Tablet, Smartphone) des Absenders erstellten Textnachrichten und evtl. Anhänge über die Server des Dienstleisters des Absenders an die Server des Dienstleisters des Empfängers weiterleitet. Der Transport der E-Mail kann dabei über eine Vielzahl von „Transportservern“ weltweit erfolgen, auch wenn die E-Mail

z. B. von einem deutschen Internetdienstleister an einen anderen deutschen Internetdienstleister geschickt wurde.

Sofern die E-Mail und die evtl. Anhänge (z. B. Textdokumente) nicht verschlüsselt werden, wird im Grunde eine Postkarte über das Internet verschickt. Die so verschickten Inhalte sind für jeden lesbar, der Zugriff auf die „Transportserver“ oder unverschlüsselte Leitungen hat.

Deshalb ist bei der Nutzung von E-Mail für dienstliche Zwecke darauf zu achten, dass möglichst wenig oder keine personenbezogenen Daten mittels E-Mail verschickt werden. Insbesondere sensible Informationen, wie z. B. Daten über die Gesundheit, sind generell nicht mit E-Mail zu versenden. Lehrkräfte, die sich beispielsweise über Schülerinnen/Schüler mit sonderpädagogischem Förderbedarf austauschen müssen, sollten hierfür nicht E-Mail als Kommunikationsmedium nutzen. Zulässig könnte dies nur sein, wenn die Kommunikation mit einer ausreichenden Verschlüsselung der Inhalte (inkl. verschlüsselter Anhänge) erfolgt.

Für weitere Hintergrundinformationen zu E-Mail s. hier http://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail[Extern]. (Das ULD übernimmt keine Gewähr für die Fehlerfreiheit der Inhalte des Artikels.)

2. Die Schule betreibt einen eigenen E-Mail-Server

In diesem Fall muss die Schulleiterin bzw. der Schulleiter organisatorisch mittels Dienstanweisung festlegen, dass eine Kommunikation der Lehrkräfte im dienstlichen Kontext nur über die von der Schule zur Verfügung gestellten E-Mail-Adressen erfolgen darf. Es ist festzulegen, dass diese E-Mail-Adressen nur für dienstliche Zwecke verwendet werden dürfen. Eine Weiterleitung der E-Mails auf die privaten E-Mail-Accounts der Lehrkräfte ist unzulässig. Dies muss deutlich zum Ausdruck gebracht werden. Ferner muss die Schulleitung festlegen, wie mit gespeicherten E-Mails, die Verwaltungsbezug haben können, zu verfahren ist:

  • Ist z. B. E-Mail-Korrespondenz mit Eltern auszudrucken und zur Schülerakte zu nehmen?
  • Es ist festzulegen, wann E-Mails zu löschen sind.
  • Es ist festzulegen, von wem der E-Mail-Server administriert wird.

E-Mail-Kommunikation mit Schülerinnen und Schülern, sofern sie lediglich unterrichtlichen Bezug hat (z. B. Versenden von Unterrichtsmaterial, Hausaufgabenstellung o. ä.), muss im Regelfall nicht ausgedruckt werden.

Die Kommunikation der Schulverwaltung hat ausschließlich über die zur Verfügung stehenden Landesadressen (…@schule.landsh.de) zu erfolgen.

3. Die Schule bedient sich eines E-Mail-Providers, der für die Lehrkräfte E-Mail-Adressen zur Verfügung stellt

Es ist sicherzustellen, dass es sich um einen E-Mail-Provider handelt, der seinen Geschäftssitz und seinen Serverstandort in der EU hat. In diesem Fall kann soweit darauf vertraut werden, dass die verfassungsrechtlichen (insbes. Art. 10 GG), die telekommunikationsrechtlichen (TKG) und europäischen (E-Privacy-Richtlinie der EU, Richtlinie 2009/136/EG) Vorgaben durch den Provider eingehalten werden.

Im Übrigen sind die zu 2. genannten organisatorischen Maßnahmen zu treffen.

4. Die Schule nutzt einen E-Mail-Dienst im (technischen) Kontext mit einer sog. Kommunikations– und Lernplattform (z. B. IServ)

Siehe Ausführungen zu 2. und 3.

5. Die Lehrkräfte kommunizieren über selbst eingerichtete E-Mail-Accounts

Wenn Lehrkräfte im dienstlichen Zusammenhang mit Schülerinnen, Schülern, Eltern und anderen Personen oder Stellen mittels E-Mail kommunizieren, muss für den Empfänger deutlich werden, dass es sich nicht um private Kommunikation handelt.

Während dies bei E-Mails der Schulverwaltung bereits aus der E-Mail-Adresse abzulesen ist, ist dies aus den E-Mail-Adressen der Lehrkräfte oft nicht zu erschließen.

Häufig werden E-Mail-Adressen verwendet, die Pseudonyme oder andere nicht dem Absender zuordenbare Bezeichnungen tragen. Das ULD erreichen immer wieder dienstlich motivierte Anfragen von Lehrkräften, die Absendernamen von Ehepartnern oder anderen Personen aus dem näheren Lebensumfeld tragen. Erst aus dem Inhalt der Nachricht erschließt sich dann nicht nur der Sachverhalt, sondern auch die mutmaßliche Identität der Absenderin oder des Absenders der E-Mail.

Wenn Lehrkräfte mittels privat eingerichteter E-Mail dienstlich kommunizieren, sollten aus datenschutzrechtlicher und verwaltungsorganisatorischer Sicht folgende Hinweise beachtet werden, die die Schulleitung mittels Dienstanweisung festlegt:

E-Mail-Accounts sind nur bei E-Mail-Providern mit Geschäftssitz in Europa einzurichten.

Da diese Provider den europäischen bzw. nationalen Telekommunikationsregelungen unterfallen, ist soweit sichergestellt, dass Inhalte nicht zur Kenntnis genommen werden dürfen.

Nutzung von sog. Freemailern (kostenfreie E-Mail-Dienste)

Freemailer können genutzt werden, soweit die vorgenannten Bedingungen eingehalten werden.

Freemailer mit Geschäftssitz außerhalb von Europa sehen teilweise in ihren Geschäftsbedingungen vor, dass der Nutzer die Analyse der Inhalte der E-Mails zulässt. Aus diesen Informationen wird vom Anbieter des E-Mail-Accounts selbst oder von Partnerfirmen auf den Nutzer zugeschnittene Werbung erzeugt. Dabei werden die personenbezogenen Daten der Betroffenen nicht vor dem Zugang Unbefugter geschützt und datenschutzrechtlich zwingende Regelungen verletzt.

Eindeutige Absenderadresse

Damit der Empfänger eindeutig erkennen kann, dass es sich bei der eingegangenen E-Mail um eine Nachricht im schulischen Zusammenhang handelt, ist eine eindeutige Absenderadresse zu wählen. Pseudonyme oder andere Bezeichnungen sind zu vermeiden.

Die Schulleitung sollte dies im Rahmen ihrer Weisungs- und Organisationsbefugnis (§ 33 Abs. 2 SchulG) einheitlich vorgeben.

Äußerste Sorgfalt bei der Auswahl des Empfängers

Im Gegensatz zur Adressierung eines Briefes oder einer Postkarte ist die Gefahr der Fehladressierung einer E-Mail sehr hoch. Es sollte deshalb in dieser Hinsicht vor dem Absenden immer die Richtigkeit der Empfängeradresse geprüft werden. Wird eine E-Mail mit personenbezogenen Daten an einen falschen Empfänger versandt, liegt ein datenschutzrechtlicher Verstoß wegen unzulässiger Übermittlung vor.

Disclaimer, wie sie häufiger unter E-Mails angebracht sind, die auf die Vertraulichkeit der Inhalte hinweisen und den falschen Empfänger verpflichten, die E-Mail unverzüglich zu löschen, ändern nichts an einer unzulässigen Übermittlung.

Organisatorische Trennung von privaten und dienstlichen E-Mail-Accounts

Es ist davon auszugehen, dass viele Lehrkräfte ihren E-Mail-Account, mit dem sie in ihrer Eigenschaft als Lehrkraft dienstlich kommunizieren, auch für die private Kommunikation verwenden.

Datenschutzrechtlich und aus verwaltungsorganisatorischer Sicht wird von dieser Praxis abgeraten. Auch wenn die Lehrkräfte diesen E-Mail-Account von ihrem/ihren privaten Gerät/Geräten aus bedienen, handelt es sich, wenn sie diesen Account für schulische Aufgaben nutzen, um eine dienstliche Tätigkeit. Die Abgrenzung zwischen privater und dienstlicher E-Mail-Kommunikation muss sich auch in der Organisation der E-Mail-Accounts wiederspiegeln.

Erst recht unzulässig ist die Nutzung eines gemeinsamen E-Mail-Accounts z. B. mit dem Ehepartner. Haben Dritte Zugriff auf die dienstliche Kommunikation, würde dies gegen die Amtsverschwiegenheit und gegen die selbst gegenüber der Schulleiterin oder dem Schulleiter gegebene Zusicherung nach § 18 Abs. 2 Nr. 1a SchulDSVO verstoßen.

Speicherungsdauer für die E-Mails

Sofern die Lehrkräfte eine Genehmigung für die Verarbeitung personenbezogener Daten mittels privater informationstechnischer Geräte gem. § 18 SchulDSVO (bisher § 10 DSVO-Schule) erhalten haben, gelten die hierzu ergangenen Vorschriften des
§ 19 SchulDSVO (bisher § 12 Abs. 2 DSVO-Schule).

Die Schulleitung hat die Lehrkräfte im Rahmen des Genehmigungsverfahrens auf die Einhaltung dieser Vorschriften hinzuweisen.

Verwendung von bcc (Blind Carbon Copy, Blindkopie) bei mehreren Empfängern

Generell gilt:

Soll eine E-Mail mehreren Empfängern zugestellt werden, ist generell bcc zu verwenden. Dazu ist auch in das Feld „An“ die Absenderadresse einzutragen und in das Feld „bcc“ die Adressen der Empfänger. In diesem Fall können die Empfänger zwar vermuten, dass mehrere Empfänger diese E-Mail erhalten, aber nicht sehen, um welche Empfänger es sich handelt.

Diese Vorgehensweise ist erforderlich, weil häufig nicht bekannt ist, ob die Empfänger mit der Preisgabe ihrer E-Mail-Adresse an Dritte einverstanden sind. Kommuniziert die Lehrkraft z. B. per E-Mail-Verteiler mit Schülerinnen, Schülern und ggf. Eltern oder nutzt die Schulverwaltung E-Mail-Verteiler, ist diese Vorgehensweise immer einzuhalten.

Kommunizieren Lehrkräfte oder die Schulverwaltung dienstlich untereinander, kann von dieser Regel abgewichen werden, da in diesem Fall die Lehrkräfte als Funktionsträger tätig sind. Dies ist auch in der öffentlichen Verwaltung üblich.

Die Schulleitung sollte dies im Rahmen ihrer Weisungs- und Organisationsbefugnis (§ 33 Abs. 2 SchulG, § 3 Abs. 2 Satz 2 SchulDSVO)) einheitlich vorgeben.

Ein entsprechendes Muster einer Dienstanweisung für die Nutzung von dienstlich bereitgestellten E-Mail-Accounts finden Sie  hier . (Danke an die Hahnheideschule, die an der Erstellung dieses Musters den größten Anteil hatte)

Sollten Sie dienstliche E-Mail-Adressen im Rahmen der Nutzung von  IServ  an die Lehrkräfte vergeben, finden Sie erste Formulierungen im Dokumentenpaket (Dokument 10). Diese müssen Sie mit den weitergehenden Regelungen der oben bereitgestellten Muster-Dienstanweisung ergänzen.