Ab dem 25.05.2018 hat sich die Rechtslage geändert. Diese Webseite enthält noch Verweise auf die bisherige Rechtslage. Sie wird fortlaufend aktualisiert.
Montag, 1. März 2010

7: FAQ - Häufig gestellte Fragen

In welcher Weise sind nicht mehr benötigte personenbezogene Unterlagen über Schülerinnen und Schüler (z. B. Klausurenhefte, Klassenlisten, Zeugnislisten usw.) datenschutzgerecht zu vernichten?

§ 7 DSVO Schule schreibt vor, dass personenbezogene Schülerdaten zu bestimmten Fristen zu vernichten sind. Die Vernichtung papierener Unterlagen hat dabei so zu erfolgen, dass Unbefugte keine Kenntnis von diesen Daten erlangen können. Eine Entsorgung über Altpapiercontainer muss dann ausscheiden, wenn eine Kenntnisnahme durch Dritte (z. B. Mitarbeiter der Abfallentsorgungsfirma) nicht ausgeschlossen werden kann. Für eine datenschutzgerechte Vernichtung dieser Unterlagen gibt es folgende Möglichkeiten:

  1. Beauftragung eines mit einem Datenschutzgütesiegel zertifizierten Betriebes, der sich auf die Vernichtung solcher Unterlagen spezialisiert hat. Diese Firmen stellen sicher, dass die Unterlagen vor ihrer Vernichtung (Verbrennung, Zerkleinerung u. ä.) nicht durch eigene Mitarbeiter oder andere unbefugte Dritte zur Kenntnis genommen werden können. Hierbei handelt es sich datenschutzrechtlich um Datenverarbeitung im Auftrag. Hierfür ist die Vorschrift des § 17 LDSG zu beachten. Diese verlangt eine sorgfältige Auswahl des Auftragnehmers (möglichst mit Datenschutzgütesiegel) sowie die schriftliche Festlegung der Art und Weise der Aktenvernichtung und deren Kontrolle.
  2. Vernichtung der Unterlagen durch eigene Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter der Schule oder des Schulträgers mittels vorhandener Papierschredder. In diesem Falle muss sichergestellt sein, dass bis zur endgültigen Vernichtung zwischengelagerte Unterlagen nicht für Unbefugte zugänglich sind.

In jedem Falle ist die Zuständigkeit für die Aktenvernichtung innerhalb der Schule durch die Schulleitung schriftlich zu regeln (wer sortiert die zu vernichtenden Unterlagen aus, wer erteilt den Auftrag zur Vernichtung, wer kontrolliert die ordnungsgemäße Durchführung).