Montag, 1. März 2010

7: FAQ - Häufig gestellte Fragen

Klassenelternbeiräte wollen mit den Eltern mittels E-Mail kommunizieren. Ist dies zulässig und was ist dabei zu beachten?

In vielen Schulen wollen die Klassenelternbeiräte per E-Mail mit den von ihnen vertretenen Eltern kommunizieren. Diese Kommunikation ist bei Beachtung einiger Verhaltensregeln möglich.

Oftmals wird die Frage gestellt, ob die gewählten Klassenelternbeiräte die E-Mail-Adressen der Eltern selbst erheben dürfen. Gem. § 12 Abs. 5 Schul-Datenschutzverordnung (SchulDSVO) erhalten die Klassenelternbeiräte zur Durchführung ihrer Aufgaben die Adressdaten der Eltern (Namen, Adressen, Telefonnummer(n) und E-Mail-Adresse(n)) der jeweiligen Klasse nur, soweit die Betroffenen hierzu ihre Einwilligung erteilt haben. Eine eigenständige Erhebung personenbezogener Daten der Schülerinnen und Schüler, der Eltern sowie der Lehrkräfte durch die Klassenelternbeiräte ist gem. § 20 Abs. 2 SchulDSVO nicht zulässig. Häufig sind die Klassenelternbeiräte und die Eltern der Klasse unmittelbar nach der durchgeführten Elternbeiratswahl ratlos, weil es keine Hilfestellung zur Aufstellung eines entsprechenden E-Mail-Verteilers gibt.

Ist es in der Schule gängige Praxis, dass Klassenelternbeiräte per E-Mail mit den von ihnen vertretenen Eltern kommunizieren, kann die Liste der E-Mail-Adressen bereits vor der ersten Elternversammlung durch die Schulverwaltung vorbereitet werden. Bereits bei der Anmeldung der Schülerinnen und Schüler sollte von der Schulverwaltung eine der o. g. Vorschrift entsprechende Einwilligung zur Datenübermittlung an den gewählten Klassenelternbeirat von den Eltern eingeholt werden. Eine Formulierung für die Einwilligung finden Sie im Muster für den Schüleraufnahmebogen. Nachdem die Klassen zusammengestellt sind, kann die Schulverwaltung die Listen für die gewählten Elternbeiräte anhand der abgegebenen Einwilligungserklärungen der Eltern und der Lehrkräfte erstellen. Diese kann die die erste Elternversammlung begleitende Lehrkraft an den neu gewählten Klassenelternbeirat übergeben.

Generell ist beim Einsatz von E-Mail zu bedenken, dass das Vorhandensein einer privaten E-Mail-Adresse nicht vorausgesetzt werden kann. Die Eltern ohne E-Mail-Adresse oder die, die ihre Einwilligung zur Übermittlung an den Klassenelternbeirat verweigert haben, dürfen nicht vom Informationsfluss ausgeschlossen werden.

E-Mail unterliegt dem Telekommunikationsgeheimnis nach Art. 10 Grundgesetz. Die mit E-Mail verschickten Inhalte sind somit rechtlich abgesichert. Technisch gesehen stellt E-Mail ein gegenüber der Briefpost unsicheres Medium dar. Soweit der Elternbeirat E-Mails mit personenbezogenen Inhalten versenden will, muss dieser Umstand allen an dieser Kommunikation Beteiligten bekannt und diese müssen damit einverstanden sein. Entscheiden sich Eltern, dass personenbezogene Daten nicht per E-Mail verschickt werden sollen, muss dies der Elternbeirat beachten. Alternativ kann eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation vereinbart werden.

Wird E-Mail nur für die Verteilung von allgemeinen Informationen an die Eltern (z. B. Einladung zu Elternabenden u. ä.) verwendet, bestehen hiergegen grundsätzlich keine datenschutzrechtlichen Bedenken.

Verwendung von bcc (Blind Carbon Copy, Blindkopie) bei mehreren Empfängern

Generell gilt:

Soll eine E-Mail mehreren Empfängern zugestellt werden, ist generell bcc zu verwenden. Dazu ist auch in das Feld „An“ die Absenderadresse einzutragen und in das Feld „bcc“ die Adressen der Empfänger. In diesem Fall können die Empfänger zwar vermuten, dass mehrere Empfänger diese E-Mail erhalten, aber nicht sehen, um welche Empfänger es sich handelt.

Diese Vorgehensweise ist erforderlich, weil häufig nicht bekannt ist, ob die Empfänger mit der Preisgabe ihrer E-Mail-Adresse an Dritte einverstanden sind. Kommuniziert der Elternbeirat. per E-Mail-Verteiler mit den. Eltern, ist diese Vorgehensweise immer einzuhalten. Aus der Einwilligung der Eltern gegenüber dem Elternbeirat, per E-Mail mit ihnen zu kommunizieren, kann nicht automatisch geschlossen werden, dass sie mit der Preisgabe ihrer E-Mail-Adresse an alle anderen Eltern der Klasse einverstanden sind.